Вашему вниманию — наверно самое подробное, несмотря на не слишком глубокий характер, и, пожалуй, самое необычное и интригующее описание бережливого производства в офисе. Читайте о бережливом подходе к подарочной упаковке в компании Grand Gift.

Можно размышлять и даже спорить, насколько целесообразно применение того или иного Lean-инструмента в творческом офисе, необходимо ли такое масштабное развертывания концепции, важны ли скорость и глубина этого процесса… Кто-то может увидеть здесь перегибание палки. Кто-то заметить не 100% следование принципам и канонам Lean и TPS. Но у Grand Gift не отнять того, что уже сейчас они делают то, о чем другие пока лишь говорят, или даже просто размышляют. Они уже добились колоссального прогресса благодаря оптимизации офисных процессов, и по сути являясь пионерами в данном направлении развития бизнеса, делают свою работу и свою компанию каждый день чуточку лучше.

Генеральный директор Григорий Панов согласился принять участие в обсуждениях этой заметки и ответить на любые вопросы посетителей Leaninfo.ru о бережливом производстве в компании Grand Gift. Не упустите возможность задать свой вопрос первым лицам компании. Особенно, если вы сами также находитесь на пути к бережливому производству в офисе.

Офис компании посещал, фотографировал и беседовал с директором известный блоггер Сергей Мухамедов, отчет об этом он написал в своем  Живом Журнале — Оттенки Серого. Сегодня мы публикуем его на Leaninfo.ru.

Комментарии к этой заметке в ЖЖ можно охарактеризовать, мягко говоря, как недобрые. Большинство блоггеров, абсолютно незнакомых с бережливым производством, встретили фотоотчет о посещении бережливого офиса Grand Gift в штыки. Но, как говорит сам Григорий Панов (директор) — «Не только пользователи ЖЖ, но и многие сотрудники у нас в компании не проникнуты философией Lean. Есть над чем работать».

Тем не менее, уверен, в нашем блоге отношение к прочитанному будет совсем иным, и даже комментарии несогласия будут позитивными и будут направлены на совершенствование. Григорий отмечает, что они спокойно относятся к любого рода комментариям, «все-таки они заставляют задуматься». Снова процитирую его: «…тема необъятная… мы здесь не гуру и есть чему поучиться у других».

Ждем ваших отзывов и комментариев!

Чтобы увеличить фотографию в заметке — просто кликните на нее!

---

Фотокорр НедоСМИ очень торопился попасть в эту организацию, его не смутили ни воскресный день, ни отсутствие сотрудников на рабочих местах, ведь завтра всей этой красоты уже не будет. Офис начнет работу уже в весенне-летнем оформлении. Но репортаж получился совсем о другом…

Часть первая. Подарочная упаковка как зеркало отношений.

Второй раз за неделю слышу от директоров компаний слово «миссия». Сайты таких организаций обычно неимоверно скучны, а миссии банальны.

Но только не у «Гранд Гифта»: «Создать традицию в обществе упаковывать подарки и выражать свои чувства с помощью подарочной упаковки, мы создаем дизайнерские коллекции подарочной упаковки, аксессуаров, сувениров и предметов декора, которые несут в себе всю положительную гамму чувств и ощущений, способствуя искренности и открытости в отношениях между людьми».

— Ого! — удивляюсь я, рассматривая все эти коробочки, пакетики, аксессуары и кукол.

— Мы стараемся привить покупателю чувство коллекционности, объяснить, что упаковка может нести особый смысл. — Рассказывает Григорий, директор компании. — Как чувства, которые передаются через музыку, кисть или перо, так и подарочная упаковка может сказать о многом лучше слов.

— Это коллекции из которых можно что-нибудь выбрать и все будет идеально подходить друг к другу по фактуре, цвету и настроению.

— То есть любой может прийти и купить? А то все эти столики упаковки в супермаркетах уж очень примитивны: «Вам розовую бумажку или голубую? А бантик зеленый или желтый?» А потом ножницами вжик по ленточке, чтобы завилась и готово.

— Нет, мы работаем только с юридическими лицами.

— И где все это можно купить?

— Те же самые столики в торговых центрах у нас закупаются, «Метро»…

— Хм… не видел там такого. А что самое востребованное?

— Бумажные подарочные сумки с веревочными ручками.

— С модой на одежду вы как-то связаны? У них коллекции и у вас, у них «осень-зима» и тут тоже.

— Конечно, мы изучаем цветовые сочетания и элементы, которые будут находиться на пике моды в ближайшие годы. — Григорий показывает сотни истрепанных и растерзанных глянцевых журналов. — Если в этом году в одежде мода на Африку, то в следующем году она будет в и упаковке.

— А сейчас что модно?

— Ленты из войлока.

Здесь сидят менеджеры. Свое помещение они оформляли сами, используя текущую коллекцию фирмы. Григорий хочет, чтобы сотрудники и своей одеждой тоже ей соответствовали, но до этого пока еще далеко.

И тут на одном из столов я заметил ручку…

Часть вторая. Поток ценностей.

— Это чтобы не украли?

— Наша компания использует идеи Бережливого производства или «Лин», ее Тойота придумала, а мы применили для оптимизации офисных процессов. Но это я вам как-нибудь в другой раз расскажу, у меня времени немного.

— Нет уж давайте сейчас, мне глубоко углубляться и не нужно.

— Ну смотрите. Вот лежит бумага, все ее берут, берут, а потом:  «Ой, кончилась!» Чтобы такого не произошло, мы, зная сколько времени уходит на покупку и доставку бумаги и ее расход в день, можем определить, что для того, чтобы фирма без нее не осталось, нужно сделать заказ, когда у нас остались две пачки. Для этого в нужном месте вставляется карточка «канбан».  Вот, смотрите, на стенке даже желтой полоской чтобы не думать отмечено.  А на полке написано что именно здесь должно быть и «адрес» этого места.

Беря последний лист, достаем карточку и следуем написанным на ней инструкциям.

Это рекламные буклеты с карточкой канбан.

Все процедуры в офисе прописаны и висят везде, где они могут понадобиться. Вот тут как отправить факс. У копира их больше: для копирования паспорта, односторонней копии, двусторонней и т.п. Все возможные варианты. Даже незнакомый с техникой человек может, следуя картинкам, с первого раза добиться нужного результата.

Визуализация — один из способов непрерывного улучшения. На фото мы сразу видим, что слева не хватает ручки шариковой и карандаша простого, а ножницы и канцелярский нож есть.

А вот тут уже и визуализация и канбан. В каждой ячейке нарисовано, что там должно лежать и беря последний предмет, снимаем резинку с запаса и отдаем карточку.

— Тогда и вот тут необходимо профиль секретаря нарисовать на стене, — шучу я, пытаясь гипертрофировать японскую идею.

— Да! Причем сразу станет видно один или два их тут должно сидеть.

— А ведь действительно, — немного офигев отвечаю я

Четыре часа в неделю сотрудники не занимаются своими прямыми обязанностями, а пишут процедуры Бережливого производства.

— И что, даже сисадмины составляют по вторникам карты взаимодействия в команде?

— Это делают абсолютно все сотрудники.

Процедур тысячи. Справа текущий  рейтинг с баллами, он влияет на премии.

Теперь такой лоток стоит у каждого сотрудника

Стаканчики в кулере тоже посчитаны

— А с продуктами, забытыми в холодильнике вы как боретесь?

— Вам уже кто-то рассказал?

— Просто мне начинает казаться, что на любой вопрос у вас есть написанная процедура.

— Лин (lean) не прилагательное, это глагол, его невозможно достичь, можно только стремиться, постоянно улучшая.

Заметьте, все как на картинке выше!

Назначение Лин — создание ценности для конечного потребителя. Товар или услуга приобретает ценность только непосредственно в момент работы и отсутствие ручки на столе нее не прибавляет. Сутью Бережливого производства является устранение потерь, ведь поиск канцелярии не создает ценности. Примерно это написано на стенах.

Ящик в классе школы современной упаковки

Каждый предмет в офисе подписан и стоит по строго определенному адресу

Длинный коридор разделен на сектора. Когда раз в год со стены снимут часы для замены батарейки, любой сможет узнать где и когда их искать и куда повесить (В2). А пустой круг будет постоянно напоминать об их отсутствии.

Перед каждой дверью — схема

Посмотрев на которую, мы легко сможем узнать, что сотрудник в зеленой футболке — Никита, руководитель отдела поставок.

— Никита, в прошлую среду, в отведенный час раздумий, вы как улучшили рабочее пространство?

— Придумал во всех телефонах в офисе запрограммировать кнопки быстрого набора в одно касание.

— Как же вы можете со всем этим работать? Мне было бы проще взять первую попавшуюся из пяти ручек на столе, чем заниматься постоянным наведением порядка. Вы же творческие люди, это же несовместимо!

— Ну я то поставками занимаюсь, мне такой подход нравится.

— Вот, например, списки телефонов на каждом мониторе. Уж казалось бы текучки кадров нет, а раз в месяц несколько номеров меняются, нужно исправлять. Для этого написана процедура.

— Кто же это все отслеживает? Лежат ли карандаши и калькуляторы на своих местах.

— Дежурные каждый день назначаются. За обновление списка есть ответственный, вон там внизу написано.

— Сколько же времени ушло на описание всего в офисе?

— Четыре года. Это процесс непрерывный, он и сейчас идет. Бывает, что к моменту написания процедуры она уже устаревает и нужно улучшать.

— Но ведь у вас все столы завалены бумагами и постиками заклеены. Я был недавно в офисе где безбумажную технологию используют, там принтера даже нет, почему например ее не используете.

— Здесь бумаги для таможни, без них никак. Каждая компания сама решает каким образом улучшать работу, мы используем Бережливое производство.

Фотостудия. На стенах процедуры для фотографирования.

— Вот раньше как было, привезут образцы, нужно отснять. Через какое-то время их забирают и оказывается, что унесли и те, что еще не сфотографированы. Можно улучшить. Теперь в студии отмечено место для отснятых и неотснятых предметов.

Еще пример решения проблемы. На этажах установлен верхний и нижний свет, естественно, сначала нажимается не тот, который нужен. Теперь выключатель верхнего света во всех помещениях зеленый.

— Новые сотрудники как относятся к вашим методам? — интересуюсь я у директора.

— Очень тяжело. Это же философия, ее можно либо принять, либо нет. Расстаемся с такими.

Уходя, я специально заглянул в туалет, боясь увидеть карточку канбан, воткнутую в рулон туалетной бумаги. Ее не оказалось.

Сайт компании Grand Gift

Об авторе: